Bài 9. Sử dụng công cụ xác thực dữ liệu

Ở các lớp trước, em đã biết sử dụng các công cụ cơ bản của phần mềm bảng tính để giải quyết bài toán trong thực tế. Trong chủ đề này, em sẽ tiếp tục tìm hiểu và sử dụng các công cụ nâng cao của phần mềm bảng tính để giải quyết bài toán thực tế (bài toán quản lí tài chính gia đình) bằng cách hoàn thành một dự án nhỏ (dự án Quản lí tài chính gia đình).

Dự án gồm các nội dung sau đây:

• Xây dựng cấu trúc của bảng tính cho bài toán quản lí tài chính gia đình.
• Sử dụng một số công cụ cơ bản và nâng cao của phần mềm bảng tính để giải quyết bài toán.

Em hãy khám phá kiến thức để thực hiện dự án nhé.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm bảng tính là xử lí dữ liệu tự động. Sử dụng chương trình bảng tính để quản lí tài chính sẽ giúp kiểm soát được tình hình chi tiêu một cách cụ thể, trực quan, từ đó điều chỉnh chi tiêu sao cho phù hợp với thu nhập gia đình và mục tiêu phát triển. Có nhiều cách khác nhau để quản lí tài chính gia đình hiệu quả.

Ví dụ: lên kế hoạch chi tiết cho từng khoản chi tiêu, theo dõi ngân sách định kì, quản lí các khoản tiết kiệm và đầu tư,... Mỗi gia đình lại có các khoản mục tài chính khác nhau. Các khoản mục đó thường được phân thành hai loại là Thu và Chi. Do vậy, thông tin lưu trữ trong bảng tính điện tử quản lí tài chính gia đình sẽ gồm ít nhất hai loại đó. Ví dụ về các khoản thu, chi thường có của một gia đình được minh hoạ ở Hình 9a. 1.

Khi dùng bảng tính để quản lí tài chính gia đình, em có thể lưu trữ dữ liệu Thu và Chi trên cùng một trang tính hoặc ở hai trang tính khác nhau. Hình 9a.2 minh hoạ trang tính Chi tiêu ghi lại các khoản chi của một gia đình (các khoản thu được lưu ở trang tính Thu nhập). Trong Hình 9a.2, em có thể thấy danh sách các khoản chi được lưu ở cột F. Khi cập nhật thông tin về khoản chi cho dữ liệu ở cột B, em chỉ cần chọn trong danh sách đã có.

Để hạn chế loại dữ liệu hoặc giá trị của dữ liệu khi nhập vào ô tính, em sử dụng công cụ xác thực dữ liệu (Data Validation). Hình 9a.3 minh hoạ một ví dụ khác cần sử dụng công cụ này khi cập nhật dữ liệu.

Để sử dụng công cụ xác thực dữ liệu, trong nhóm lệnh Data Tools của dải lệnh Data, chọn Data Validation (Hình 9a.4). Hộp thoại Data Validation xuất hiện. Tại ô Allow trong thẻ Settings, em lựa chọn kiểu dữ liệu hoặc giá trị dữ liệu cho phù hợp với yêu cầu của từng bài toán cụ thể.

Ý nghĩa của mỗi kiểu dữ liệu hoặc giá trị dữ liệu ở Hình 9a.5 được giải thích trong Bảng 9a. 1.

Any value | Bất kì giá trị nào
Whole number | Số nguyên - ô tính chỉ chấp nhận các số nguyên
Decimal | Số thập phân - ô tính chỉ chấp nhận các số thập phân
List | Danh sách - chọn dữ liệu từ danh sách thả xuống
Date | Ngày tháng - ô tính chỉ chấp nhận dữ liệu ngày tháng
Time | Thời gian - ô tính chỉ chấp nhận dữ liệu thời gian
Text length | Độ dài văn bản - hạn chế độ dài của văn bản nhập vào ô tính
Custom | Tuỳ chỉnh - cho công thức tuỳ chỉnh

Trang tỉnh Thu nhập trong Hình 9a.6 lưu dữ liệu về các khoản thu của gia đình. Em hãy quan sát Hình 9a.6 và cho biết dữ liệu ở cột B cần được thiết lập để thoả mãn điều kiện xác thực nào.

Để dữ liệu ở mỗi ô của cột B là một mục trong danh sách cho trước ở cột F em thực hiện như sau:
Chọn các ô của cột B để nhập dữ liệu thoả mãn điều kiện xác thực, ví dụ các ô từ B3 đến B10.
Trong nhóm lệnh Data Tools của dải lệnh Data, chọn Data Validation (Hình 9a.4), hộp thoại Data Validation xuất hiện.

Trong thẻ Settings, nhập yêu cầu xác thực dữ liệu cho từng tiêu chí, cụ thể là:
+ Allow: Dữ liệu nhập vào cột Khoản chi cần thuộc danh sách cho trước, vì vậy em chọn giá trị là List để chọn dữ liệu từ danh sách thả xuống.
+ Source: Là vùng dữ liệu chứa danh sách. Chọn vùng dữ liệu chứa danh sách các khoản chi là F2:F10, khi đó địa chỉ của vùng được đưa vào ô Source (Hình 9a.8). Chọn OK để hoàn thành công việc.

Nhập dữ liệu cho trang tính, trong đó dữ liệu cột B được lấy từ danh sách thả xuống (Hình 9a.2).

Lưu tập bảng tính với tên TaiChinhGiaDinh.xlsx.

Trong thẻ Input Message, nhập nội dung thông báo như Hình 9a.10.

Trong thẻ Error Alert, nhập nội dung thông báo lỗi khi nhập dữ liệu như Hình 9a.11.

Nhập thêm dữ liệu vào bảng. Nếu em nhập dữ liệu không đúng với yêu cầu xác thực của ô thì màn hình sẽ xuất hiện thông báo như Hình 9a.12.

Lưu tệp.