Bài 7. Tính toán tự động trên bảng tính

Sau bài học này em sẽ:

Trong bài trước em đã biết nhập dữ liệu dạng số, văn bản và thời gian vào bảng tính. Có thể nhập dữ liệu là công thức tính toán được không? Khi thực hiện dự án Trường học xanh, em cần tính toán rất nhiều. Hãy tìm hiểu các công cụ tính toán đó của phần mềm bảng tính để có thể sử dụng cho dự án.

Quan sát các ô dữ liệu, vùng nhập dữ liệu (có hình ngôi sao) trong Hình 7.1, Hình 7.2 và cho biết:

Khi nhập dữ liệu vào các ô trong trang tỉnh, phần mềm sẽ tự động nhận biết được kiểu dữ liệu đã nhập và hiển thị theo khuôn dạng mặc định. Các kiểu dữ liệu cơ bản phần mềm nhận dạng được là văn bản, số, ngày tháng....

Khả năng hỗ trợ tính toán là đặc trưng ưu việt của các phần mềm bảng tính. Em có thể sử dụng công thức để thực hiện các tính toán với dữ liệu một cách nhanh chóng. Công thức có dạng các biểu thức toán học được nhập trực tiếp vào ô tính. Muốn nhập công thức cần gõ dấu "=" đầu tiên, sau đó gõ biểu thức. Các phép toán đơn giản là phép cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/) và luỹ thừa (^). Công thức tính toán có thể chứa các số, phép toán và các dấu ngoặc tròn. Thứ tự thực hiện các phép toán trong công thức giống như trong các biểu thức toán học.

Phép toán
Kí hiệu toán
Kí hiệu trong phần mềm bảng tính
Ví dụ trong phần mềm bảng tính
Phép cộng
+
+
$20+7$
Phép trừ
-
-
$42-35$
Phép nhân
X
*
$7\ast 9$
Phép chia
:
/
$35\mathrm{/}7$
Phép luỹ thừa
$a^x$
$a^{\wedge }x$
$5^{\wedge }3$

Nếu em muốn tính Tổng số cây hoa ở ô E4 trong Bảng 2. Dự kiến số lượng cây cần trồng ở Hình 7.3, thì em cần lấy số vị trí (là dữ liệu ở ô C4) nhân với số lượng cây ở mỗi vị trí (là dữ liệu ở ô D4). Có hai cách tính như sau:

Cách 1. Nhập vào ô E4 công thức với giá trị số lấy từ các ô C4, D4. Nhập $=25\ast 10$ (Hình 7.3).

Cách 2. Nhập vào ô E4 công thức với các địa chỉ ô C4, D4. Nhập $=C4\ast D4$ (Hình 7.4).

Với cách 1, em tinh được tổng số cây hoa cần trồng là 250. Nhưng khi em muốn bổ sung thêm vị trí hoặc tăng số lượng cây hoa tại một vị trí, tức là dữ liệu trong ô C4 hoặc D4 thay đổi thì kết quả tại ô E4 không thay đổi (vẫn là 250) tức là kết quả không được cập nhật.

Với cách 2, nếu sửa dữ liệu tại hai ô, C4 hoặc D4, thì ô kết quả E4 luôn được cập nhật đúng. Cách 2 có ưu điểm là công thức sẽ tự động cập nhật nếu các dữ liệu có liên quan thay đổi. Có thể nói, công thức sử dụng trong cách 2 được tính toán tự động.

Trở lại với bảng dữ liệu dự kiến số lượng cây cần trồng. Nếu muốn sao chép công thức tính tổng số cây hoa cần trồng tại ô E4 xuống các ô phía dưới (E5, E6) để tính Tổng số cho các loại cây khác thì em làm như sau:

Bước 1. Chọn ô tỉnh chứa dữ liệu cần sao chép (ô E4) (Hình 7.7).

Bước 2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để sao chép dữ liệu (có công thức).

Bước 3. Đánh dấu vùng muốn sao chép dữ liệu đến (E5:E6) (Hình 7.8).

Bước 4. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để dán dữ liệu.

Kết quả là vùng E5:E6 được gán dữ liệu là công thức tính tổng số cây cần trồng tương ứng. Công thức này có các tham số liên quan đến dữ liệu tương ứng trong hai cột C và D. Khi sao chép công thức $=C4\ast D4$ có trong ô E4, xuống các ô phía dưới của cột E, các địa chỉ C4, D4 trong công thức này đã bị thay đổi, chẳng hạn công thức trong ô E6 sẽ là $=C6\ast D6$.

Như vậy khi sao chép công thức, vị trí tương đối giữa các ô tham chiếu và ô có công thức sẽ không thay đổi. Trong ví dụ trên, công thức gốc tại ô E4 là $=C4\ast D4$, vị trí tương đối của hai ô C4, D4 với E4 (lần lượt bên trái 2 ô, bên trái 1 ô) sẽ không thay đổi, tức là khi sao chép ô E4 đến ô E6 được công thức $=C6\ast D6$ (vị trí tương đối của hai ô C6, D6 với ô E6 vẫn lần lượt là bên trái 2 ô, bên trái 1 ô).

Việc giữ nguyên vị trí tương đối giữa các ô tham chiếu và ô chứa công thức khi sao chép là tính năng quan trọng của mọi phần mềm bảng tính.

Tạo trang tính mới trong bảng tính của dự án để nhập dữ liệu dự kiến số lượng cây trồng cho dự án.

Nhập dữ liệu cho trang tính.

Thiết lập công thức tính tổng số cây mỗi loại và tổng số cây của tất cả các loại.

Thực hiện các thao tác định dạng dữ liệu cho trang tính.

Bước 1. Mở tệp THXanh.xlsx.

Bước 2. Nháy chuột vào nút tại vùng tên trang tính để tạo một trang tính mới. Nhập tên trang tính là 2. Dự kiến số lượng cây và nhập dữ liệu như Hình 7.9.

Bước 3. Nhập công thức $=C4\ast D4$ vào ô E4, sau đó sao chép công thức này xuống các ô E5 và E6.

Bước 4. Tại ô E7 thiết lập công thức tính tổng của cả ba loại cây dự kiến trồng. Cụ thể là nhập vào ô E7 công thức $=E4+E5+E6$

Bước 5. Định dạng chữ đậm và màu nền vàng cho ô A2 và hàng tiêu đề của bảng (hàng 3). Cột STT căn giữa. Điều chỉnh độ rộng cột để hiển thị đủ dữ liệu.

Bước 6. Lưu lại kết quả.