Bài 6. Làm quen với phần mềm bảng tính

Sau bài học này em sẽ:

Dự án Trường học xanh
Nhóm của em được giao nhiệm vụ khảo sát, xây dựng và thực hiện dự án Trường học xanh. Dự án thực hiện trồng cây phủ xanh nhà trường bằng cách tổ chức cho học sinh khối 7 tham gia. Hãy khảo sát cảnh quan của nhà trường và thảo luận đề trả lời các câu hỏi sau:
Những vị trí nào trong trường có thể trồng thêm cây?
Loại cây nào phù hợp cho mỗi vị trí?
Những công việc gì cần được thực hiện?
Để thực hiện dự án, cần thu thập và tính toán rất nhiều dữ liệu. Nên sử dụng phần mềm nào trên máy tính để thực hiện những công việc đó?

Phần mềm bảng tính là phần mềm ứng dụng giúp em trình bày thông tin dưới dạng bảng một cách cô đọng và dễ so sánh, thực hiện các tính toán phổ biến (tính tổng, trung bình cộng, xác định giá trị lớn nhất, nhỏ nhất,...), vẽ các biểu đồ minh hoạ các số liệu tương ứng.... Không chỉ thế, khi tính toán bằng phần mềm bảng tính, nếu dữ liệu gốc thay đồi, kết quả tính toán trên các số liệu đó sẽ được tự động cập nhật. Có rất nhiều phần mềm bảng tính khác nhau như Google Sheets, Microsoft Excel, Libre Calc,... và chúng đều có các chức năng tương tự nhau. Giao diện của các phần mềm bảng tính có dạng tương tự như Hình 6.1.

Thẻ và nhóm lệnh chứa các lệnh và biểu tượng lệnh.
Vùng nhập dữ liệu là nơi thực hiện trực tiếp việc nhập dữ liệu vào bảng tính.
Khu vực chính của bảng tính là nơi lưu trữ và hiển thị dữ liệu. Dữ liệu được lưu trữ trong các trang tinh. Mỗi bảng tính có thể chứa nhiều trang tỉnh. Mỗi trang tỉnh là một lưới dữ liệu gồm các hàng và cột. Tên của trang tính nằm ở phía dưới cửa sổ bảng tính.
Mỗi trang tính thường có hàng ghi tên cột ở phía trên và cột ghi tên hàng ở bên trái.
Các hàng của trang tính được đặt tên bằng các số: 1, 2, 3,... theo thứ tự từ trên xuống dưới.
Các cột của trang tỉnh được đặt tên bằng các chữ cái: A, B, C,... theo thứ tự từ trái sang phải.
Giao của một hàng và một cột trên trang tính tạo thành một ô tỉnh (gọi tắt là ô). Luôn có một ô tính là ô hiện thời mà chúng ta đang quan sát, đang nhập dữ liệu hoặc tính toán. Ô hiện thời luôn được đóng khung. Địa chỉ của ô hiện thời luôn hiền thị tại hộp địa chỉ nằm bên trái vùng nhập dữ liệu.

Mỗi ô trên trang tính được đánh địa chỉ theo cột và hàng, ví dụ A1, B3, C10,... Địa chỉ của ô được quy định là tên cột ghép với tên hàng.
Nhiều ô liền kề tạo thành hình chữ nhật trên trang tính được gọi là vùng dữ liệu (gọi tắt là vùng). Vùng dữ liệu được đánh địa chỉ theo địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, cách nhau bởi dấu ":". Ví dụ B4:E11 là một địa chỉ của một vùng dữ liệu.

Các thao tác chọn (đánh dấu) một ô, hàng, cột, vùng trên trang tính:
Chọn một ô: Nháy chuột vào ô cần chọn.
Chọn một hàng: Nháy chuột vào tên hàng cần chọn.
Chọn một cột: Nháy chuột vào tên cột cần chọn.
Chọn một vùng: Kéo thả chuột từ một ô góc (ví dụ ô góc trên bên trái) đến ô ở góc đối diện (ô góc dưới bên phải). Ô chọn đầu tiên sẽ là ô hiện thời.

Quan sát Hình 6.5 ta thấy:
Dữ liệu văn bản sẽ tự động căn trái.
Dữ liệu số, ngày tháng.... sẽ tự động căn phải.
Khi nhập dữ liệu vào ô, phần mềm sẽ tự động nhận biết, phân loại dữ liệu theo các kiểu dữ liệu khác nhau như văn bản, số, ngày tháng.

Nhiệm vụ: Nhập thông tin khảo sát ban đầu của dự án Trường học xanh.
Hướng dẫn
(Hướng dẫn sau đây sử dụng phần mềm Microsoft Excel phiên bản 2016 để minh hoạ.)

Bước 3. Chỉnh sửa, định dạng dữ liệu.

Để định dạng dữ liệu trong một vùng của trang tính em thực hiện:

Bước 1. Chọn vùng dữ liệu.

Bước 2. Sử dụng các lệnh định dạng dữ liệu trong nhóm lệnh Font và Alignment của thẻ Home (Hình 6.6).

Nhiệm vụ: Nhập thông tin khảo sát ban đầu của dự án Trường học xanh.

(Hướng dẫn sau đây sử dụng phần mềm Microsoft Excel phiên bản 2016 để minh hoạ.)

Bước 1. Mở phần mềm Microsoft Excel bằng cách nháy đúp chuột lên biểu tượng trên màn hình. Chọn Blank workbook để tạo một bảng tính mới.

Bước 2. Nhập dữ liệu khảo sát cho dự án Trường học xanh (Hình 6.7) bao gồm các thông tin chính như sau:

Nhập tại ô A1: DỰ ÁN TRƯỜNG HỌC XANH.

Nhập tại ô A2: Bảng 1. Khảo sát địa điểm trồng cây.

Các cột thông tin chính sẽ là: STT, Địa điểm, Loại cây.

Điều chỉnh độ rộng các cột để nhìn thấy toàn bộ dữ liệu. Muốn thay đổi độ rộng cột, đưa con trỏ chuột vào vạch giữa các tên cột (tại hàng ghi tên cột), khi xuất hiện biểu tượng ++ thì kéo thả chuột để thay đổi. Muốn thay đổi độ cao hàng, đưa con trỏ chuột vào vạch giữa các tên hàng (tại cột ghi tên hàng), khi xuất hiện biểu tượng + thì kéo thả chuột để thay đổi.

Định dạng chữ in đậm, màu xanh lá cây, tăng cỡ chữ cho tiêu đề bảng (tại ô A1).

Cột STT: Căn dữ liệu vào giữa cột.

Bước 4. Nháy đúp vào tên trang tính Sheet1 và nhập 1. Khảo sát đề đổi tên cho trang tính.

Hàng tiêu đề của bảng (hàng 3): Định dạng nền màu vàng và căn dữ liệu giữa ô.

Bước 5. Lưu lại bảng tính với tên THXanh.xlsx bằng lệnh File/Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.