Bài 3. Quản lí dữ liệu trong máy tính

Khi làm bài tập dự án, số lượng tệp và thư mục có thể tăng lên nhanh chóng. Nếu chúng không được tổ chức lưu trữ tốt, em có thể mất nhiều thời gian để tìm kiếm những gì mình cần. Trước khi lưu trữ, dữ liệu cần được phân loại để việc lưu trữ có trật tự, giúp cho việc tìm kiếm dữ liệu nhanh hơn.
Nên đặt tên tệp và thư mục đơn giản, dễ hiểu, nhất là khi em đang làm việc trong một dự án nhóm, để mọi thành viên trong nhóm đều có thể dễ dàng tìm thấy những gì họ cần.

Hình 3.1 là ví dụ về một cách đặt tên tệp, thư mục và thư mục con khá hợp lí, vì nó cho em biết trong đó chứa những gì.
Các chương trình máy tính cũng được lưu trữ dưới dạng tệp giống như tệp dữ liệu. Trong hệ điều hành Windows, chúng thường có phần mở rộng .exe, .com, .bat, .msi. Không nên xoá hay di chuyển những tệp này nếu không có lí do xác đáng vì chúng có thể cần thiết với một số hoạt động của máy tính.

Lưu trữ thông tin trong máy tính và trên Internet có nhiều rủi ro. Em cần thực hiện các biện pháp bảo vệ đề dữ liệu không bị mất, bị hỏng hay bị người khác truy cập trái phép. Dưới đây là một số biện pháp chính để bảo vệ dữ liệu.
a) Sao lưu dữ liệu
Dữ liệu cần được sao lưu thường xuyên. Sao lưu dữ liệu là tạo ra bản sao các tệp và thư mục rồi lưu chúng lên một thiết bị lưu trữ. Thiết bị lưu trữ đó cho phép em khôi phục lại dữ liệu nếu có điều gì đó xảy ra với bản gốc.

Sao lưu cục bộ là bản sao được đặt trên cùng máy tính chứa bản gốc hoặc trên các thiết bị lưu trữ như ổ cứng ngoài, USB.... Cách sao lưu này hữu ích vì có thể phục hồi nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu xảy ra những rủi ro cho thiết bị lưu trữ hoặc máy tính bị thất lạc, bản sao lưu sẽ bị mất theo bản gốc. Kết quả là dữ liệu không thể khôi phục được.
Sao lưu từ xa là bản sao được đặt bên ngoài máy tính chứa bản gốc. Bản sao có thể lưu ở một máy tính khác, hoặc đưa lên Internet nhờ công nghệ đám mây. Nếu máy tính bị hỏng thì bản sao lưu vẫn an toàn.

Thiết bị lưu trữ | Hình ảnh | Ưu điểm | Nhược điểm
Thẻ nhớ, USB | USB | Nhỏ gọn. Tiện sử dụng. Khá bền. | Dễ bị thất lạc. Dễ lây lan virus. Dữ liệu dễ bị hỏng nếu sử dụng không đúng cách.
Đĩa quang (CD, DVD) | [không đọc được] | Chi phí thấp. Khó bị nhiễm virus. | Dễ hỏng dữ liệu. Dung lượng nhỏ. Khó ghi dữ liệu vì phải có đầu ghi. Khó cất giữ.
Ổ cứng ngoài | [không đọc được] | Dung lượng lớn. Tiện sử dụng. | Kích thước to và nặng, khó mang theo. Có thể hỏng dữ liệu nếu bị rơi.
Lưu trữ nhờ công nghệ đám mây | [không đọc được] | Truy cập được bằng bất kì máy tính nào có kết nối Internet. Sao lưu từ xa. | Cần kết nối Internet. Dịch vụ có thể không đáng tin cậy. Có thể bị tin tặc tấn công.

b) Tài khoản người sử dụng và mật khẩu
Để bảo vệ dữ liệu, tránh bị người khác truy cập trái phép, em nên đặt mật khẩu cho tài khoản của mình trên máy tính.
Tên tài khoản thường được đặt dựa trên họ tên của người sử dụng, còn mật khẩu cần đặt theo cách riêng để giữ bí mật. Mật khẩu là một tính năng bảo mật và có thể được thay đổi để người khác khó đoán.
Mật khẩu mạnh thường là dãy:

• Dài ít nhất tám kí tự.
• Bao gồm cả chữ số, chữ in hoa, chữ thường và các kí hiệu đặc biệt như @, # ...
• Không phải là một từ thông thường.

Mật khẩu yếu có thể là:

• Tên mình hoặc tên người thân.
• Từ hoặc cụm từ đặc biệt, ví dụ: "Hà Nội", "12345678".
• Số điện thoại hoặc ngày sinh.

c) Phần mềm diệt virus
Có những phần mềm độc hại có thể làm hỏng dữ liệu và các chương trình trong máy tính. Phần mềm độc hại có nhiều loại khác nhau như virus, sâu, phần mềm gián điệp....
Phần mềm diệt virus được thiết kế đề phát hiện và diệt virus; phát hiện và chặn các cuộc tấn công từ phần mềm độc hại. Một số hệ điều hành được trang bị sẵn phần mềm diệt virus, chẳng hạn phần mềm Windows Defender của hệ điều hành Windows. Để dữ liệu được an toàn, em cần đảm bảo máy tính của mình đã được cài phần mềm diệt virus, phần mềm đó phải thường xuyên hoạt động và được cập nhật.

Nhiệm vụ
Em hãy tạo cây thư mục như Hình 3.3 và thực hiện:
Đổi tên thư mục "HoangHon" thành "Chieu Toi".
Di chuyển các tệp và thư mục con của thư mục "BinhMinh" sang thư mục "BanNgay".
Xoá thư mục "BinhMinh".

Hướng dẫn
Ứng dụng quản lí tệp có chức năng hiền thị nội dung của các thư mục và giúp em tổ chức, sắp xếp các thư mục và các tệp trên ổ cứng. Phần hướng dẫn dưới đây sử dụng File Explorer, ứng dụng quản lí tệp trong hệ điều hành Windows 10, để minh hoạ. Từ hệ điều hành Windows 7 trở về trước, ứng dụng này có tên là Windows Explorer.
Khi mở một thư mục, nội dung thư mục sẽ xuất hiện. Ngoài chức năng hiển thị nội dung của thư mục, cửa sổ thư mục còn chứa nhiều biểu tượng của những chức năng khác như chuyển đến một thư mục khác (điều hướng) hoặc giúp em quản lí các tệp và thư mục dễ dàng hơn.

Trên màn hình nền, nháy nút phải chuột, chọn New/Folder.
Một thư mục mới có tên New Folder được tạo ra. Em có thể đặt tên mới cho thư mục, chẳng hạn "DuLich".

Trong thư mục "DuLich”, em tiếp tục tạo các thư mục mới theo cách trên.... cứ như vậy cho đến khi hoàn thành cây thư mục.

Việc đổi tên một thư mục được thực hiện bằng cách nháy nút phải chuột vào thư mục đó và chọn Rename.
Di chuyển một thư mục có thể thực hiện bằng lệnh Cut và Paste.
Sao chép một thư mục có thể thực hiện bằng lệnh Copy và Paste.
Nháy nút phải chuột vào thư mục "BinhMinh" và chọn Delete để xoá thư mục đó.
Thực hiện tương tự để đổi tên, di chuyển, sao chép, xoá tệp.

Nhiệm vụ
Em hãy tạo cây thư mục như Hình 3.3 và
thực hiện:

Hướng dẫn

Ứng dụng quản lí tệp có chức năng hiền thị nội dung của các thư mục và giúp em tổ chức, sắp xếp các thư mục và các tệp trên cứng. Phần hướng dẫn dưới đây sử dụng File Explorer, ứng dụng quản lí tệp trong hệ điều hành Windows 10, để minh hoạ. Từ hệ điều hành Windows 7 trở về trước, ứng dụng này có tên là Windows Explorer.
Khi mở một thư mục, nội dung thư mục sẽ xuất hiện. Ngoài chức năng hiển thị nội dung của thư mục, cửa sổ thư mục còn chứa nhiều biểu tượng của những chức năng khác như chuyển đến một thư mục khác (điều hướng) hoặc giúp em quản lí các tệp và thư mục dễ dàng hơn.