Bài 11. Định dạng văn bản

SAU BÀI NÀY EM SẼ:

• Nêu được các chức năng đặc trưng của những phần mềm soạn thảo văn bản.
• Trình bày được tác dụng của công cụ căn lề, định dạng văn bản.
• Thực hiện được việc định dạng văn bản, trình bày trang văn bản và in.

Ba bạn An, Minh và Khoa đã bàn về nội dung cuốn sổ lưu niệm của lớp. Nhưng còn một câu hỏi phải trả lời là dùng công cụ gì để làm cuốn sổ này.
An: Nội dung cuốn sổ gồm những bài viết cảm nghĩ, ảnh chụp, danh sách các bạn trong lớp.... Tớ nghĩ mình mua một cuốn sổ đề viết và dán ảnh vào đó.
Minh: Thử cân nhắc làm trên máy tính xem sao. Những năm ở Tiểu học, chúng mình đã học sử dụng nhiều phần mềm trên máy tính.
Khoa: Nếu làm trên máy tính, mình có thể gửi cho thầy cô và các bạn xem trước để góp ý, khi cần sửa lại cũng thuận tiện. Hơn nữa, ngoài cuốn sổ lưu niệm in ra cho mỗi bạn, mình vẫn còn tệp lưu trữ trong máy tính để phòng khi cuốn sổ đã in bị hỏng hoặc thất lạc.

Phần mềm soạn thảo văn bản có thể được cài đặt trên máy tính hoặc chạy trực tuyến trên Internet,... Có nhiều loại phần mềm soạn thảo văn bản khác nhau, chúng đều có các chức năng cơ bản sau đây:

• Tạo và định dạng văn bản.
• Biên tập, chỉnh sửa nội dung.
• Lưu trữ văn bản.
• In văn bản.

Để nâng cao hiệu quả sử dụng, phần mềm soạn thảo còn có một số chức năng nâng cao khác:

• Xem lại và theo dõi sự thay đổi của tài liệu.
• Lưu trữ tài liệu nhờ công nghệ đám mây để có thể đồng bộ và lấy tài liệu từ máy tính, điện thoại di động hay máy tính bảng.
• Làm việc cộng tác với người khác trên cùng một tài liệu mọi lúc mọi nơi.

Với những chức năng này, chúng ta có thể sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản để tạo ra các tài liệu khác nhau như cuốn sách, bài viết, báo cáo, bản tin, tờ rơi,...

Ở cấp Tiểu học, chúng ta đã học cách tạo văn bản chứa kí tự và định dạng kí tự. Để văn bản được trình bày đẹp, dễ đọc, dễ nhớ thì ngoài việc định dạng kí tự, chúng ta cần định dạng đoạn và định dạng trang văn bản.

Trong phần mềm soạn thảo văn bản, đoạn là phần văn bản thường được phân cách bởi dấu ngắt đoạn. Dấu ngắt đoạn xuất hiện khi chúng ta nhấn phím Enter. Việc định dạng giúp chúng ta thay đổi cách trình bày của đoạn trong văn bản. Ví dụ: tăng, giảm lề của đoạn, căn chỉnh lề, đặt khoảng cách giữa các dòng trong đoạn,... Các lệnh định dạng đoạn nằm trong thẻ Home, ở nhóm lệnh Paragraph.

Mỗi cuốn sách có hình dạng và kích thước khác nhau phụ thuộc vào việc định dạng trang văn bản. Để văn bản đẹp và có bố cục hài hoà, em cần định dạng trang văn bản. Các lệnh định dạng trang văn bản nằm trong thẻ Page Layout, ở nhóm lệnh Page Setup. Các yêu cầu cơ bản khi trình bày trang văn bản gồm:

• Chọn hướng trang (Orientation): trang đứng (Portrait) hay trang ngang (Landscape).
• Đặt lề trang (Margins): lề trái (Left), lề phải (Right), lề trên (Top) và lề dưới (Bottom).
• Lựa chọn khổ giấy (Size): khổ giấy phổ biến là khổ A4.

Ba bạn An, Minh và Khoa đã bàn về nội dung cuốn sổ lưu niệm của lớp. Nhưng còn một câu hỏi phải trả lời là dùng công cụ gì để làm cuốn sổ này.
An: Nội dung cuốn sổ gồm những bài viết cảm nghĩ, ảnh chụp, danh sách các bạn trong lớp.... Tớ nghĩ mình mua một cuốn sổ đề viết và dán ảnh vào đó.
Minh: Thử cân nhắc làm trên máy tính xem sao. Những năm ở Tiểu học, chúng mình đã học sử dụng nhiều phần mềm trên máy tính.
Khoa: Nếu làm trên máy tính, mình có thể gửi cho thầy cô và các bạn xem trước để góp ý, khi cần sửa lại cũng thuận tiện. Hơn nữa, ngoài cuốn sổ lưu niệm in ra cho mỗi bạn, mình vẫn còn tệp lưu trữ trong máy tính để phòng khi cuốn sổ đã in bị hỏng hoặc thất lạc.

Mỗi cuốn sách có hình dạng và kích thước khác nhau phụ thuộc vào việc định dạng trang văn bản. Đề văn bản đẹp và có bố cục hài hoà, em cần định dạng trang văn bản. Các lệnh định dạng trang văn bản nằm trong thẻ Page Layout, ở nhóm lệnh Page Setup. Các yêu cầu cơ bản khi trình bày trang văn bản gồm:

• Chọn hướng trang (Orientation): trang đứng (Portrait) hay trang ngang (Landscape).
• Đặt lề trang (Margins): lề trái (Left), lề phải (Right), lề trên (Top) và lề dưới (Bottom).
• Lựa chọn khổ giấy (Size): khổ giấy phổ biến là khổ A4.

Sau khi hoàn thành việc tạo văn bản, em có thể in văn bản ra giấy. Để thực hiện công việc này, trong thẻ File, em chọn lệnh Print.

Nháy đúp chuột vào biểu tượng phần mềm trên màn hình nền.
Nhập nội dung văn bản.
Chọn Insert/Picture để mở hộp thoại Insert Picture và chèn ảnh.

Trong bài viết của An, phần tiêu đề, hình ảnh và giới thiệu tên của An được căn lề giữa, phần văn bản còn lại được căn đều hai bên. Để thực hiện căn lề, em làm như sau:
Chọn dòng tiêu đề Cảm nghĩ về nhóm bạn thân lớp 6A, hình ảnh và dòng Tớ là An.
Nháy chuột vào thẻ Home và chọn để căn lề giữa.
Ta có kết quả như sau:

Thực hiện tương tự để căn lề cho các đoạn văn trong bài viết.

Giả sử em muốn chọn hướng trang bài viết Cảm nghĩ về nhóm bạn thân lớp 6A của bạn An là hướng đứng (Portrait), mẫu đặt lề trang là Normal, khi đó em thực hiện theo các bước sau:

Chọn File/Save để lưu tệp văn bản với tên là CamNghiVeBan.docx.