Bài 6. Sắp xếp và lọc dữ liệu

Sau bài học này em sẽ:

Chung niềm yêu thích môn Tin học, nhóm các bạn học sinh lớp 8A đã cùng nhau thực hiện dự án Thành lập CLB Tin học. Trước tiên, các bạn thực hiện khảo sát về những nội dung Tin học mà học sinh trong lớp muốn tìm hiểu thêm. Phiếu khảo sát có nội dung như Hình 6.1. Từ dữ liệu khảo sát thu được, sẽ tiến hành xử lí dữ liệu (sắp xếp danh sách, lọc ra các bạn học sinh cùng muốn tìm hiểu mỗi nội dung tin học,...) để thu được các thông tin cần thiết làm căn cứ tổ chức các hoạt động của CLB.

Phiếu khảo sát ở Hình 6.1 gồm ba thông tin chính là: Họ và tên học sinh, Tổ và Nội dung. Ba thông tin này là tiêu đề của các cột dữ liệu. Để dễ dàng quan sát tên học sinh, chúng ta sẽ tách họ tên thành hai phần là Họ đệm và Tên.

Mỗi phiếu khảo sát được trả lời là một hàng dữ liệu được lưu trong bảng tính. Hình 6.2 mô tả ví dụ một bằng tỉnh lưu trữ kết quả của 10 phiếu khảo sát thu được, trong đó cột thứ tự (TT) được bổ sung để theo dõi số lượng phiếu khảo sát.

Mục đích của việc khảo sát là thu thập thông tin để quyết định CLB Tin học sẽ được tổ chức như thế nào. Các bạn học sinh của lớp 8A cần thực hiện một số thao tác xử lí dữ liệu. Ví dụ:

1) Họ và tên học sinh trong bảng kết quả cần được sắp xếp theo thứ tự của bằng chữ cái để dễ tìm kiếm.

2) Ở mỗi nội dung Tin học, danh sách học sinh muốn tìm hiểu thêm là những ai?

3) Nội dung Tin học nào có nhiều học sinh lựa chọn nhất? Đó là những học sinh nào?

4) Với mỗi nội dung, học sinh thuộc những tổ nào để có căn cứ chia nhóm học tập?

Chúng ta có thể sử dụng chức năng sắp xếp và lọc dữ liệu để giải quyết những yêu cầu của bài toán thực tế ở trên.

Lưu ý: Việc sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái khi sử dụng bảng mã Unicode sẽ không hoàn toàn đúng với thứ tự trong tiếng Việt.

a) Sắp xếp dữ liệu theo một tiêu chí

Nhiệm vụ

Sắp xếp cột Tên của bảng Kết quả khảo sát lớp 8A ở Hình 6.2 theo thứ tự bảng chữ cái.

Hướng dẫn

Bước 1. Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp là A2:E12. Trong vùng dữ liệu này, hàng 2 là hàng tiêu đề của bảng, các hàng còn lại là dữ liệu cần sắp xếp.

Bước 2. Trong thẻ Data, tại nhóm Sort & Filter, chọn lệnh Sort để mở hộp thoại Sort. Các bước tiếp theo thực hiện như minh hoạ trong Hình 6.3. Chọn OK để hoàn thành việc sắp xếp.

Kết quả: Tên học sinh được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái như minh hoạ trong Hình 6.4.

b) Sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí

Nhiệm vụ

Trong bảng tính ở Hình 6.4, tên học sinh đã được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Tuy nhiên, có hai học sinh cùng tên là Trang, nhưng bạn Ngô Hà Trang được sắp xếp trước bạn Đặng Mai Trang, trong khi chữ N đứng sau chữ Đ trong bảng chữ cái. Như vậy, để danh sách học sinh hiển thị đúng theo yêu cầu, em cần bổ sung thêm tiêu chí thứ hai là sắp xếp Họ đệm. Khi đó, nếu cùng giá trị trên cột Tên, các hàng của bảng tính sẽ được sắp xếp theo thứ tự chữ cái của cột Họ đệm.

Hướng dẫn

Thực hiện các bước như hướng dẫn ở mục a) để mở hộp thoại Sort, các bước tiếp theo thực hiện như hướng dẫn trong Hình 6.5. Chọn OK để hoàn thành việc sắp xếp.

Lưu ý: Tiếp tục chọn nút lệnh Add level nếu muốn thêm nhiều tiêu chí sắp xếp. Chọn nút lệnh Delete Level nếu muốn xoá bỏ tiêu chí sắp xếp.

Kết quả được minh hoạ trong Hình 6.6, trong đó Tên và Họ đệm được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Sau khi sắp xếp dữ liệu, em có thể nhập lại giá trị của cột TT cho đúng thứ tự.

Chức năng lọc dữ liệu của phần mềm bảng tính được sử dụng để chọn và chỉ hiển thị các dòng thoả mãn các điều kiện nào đó. Ví dụ: danh sách học sinh muốn tìm hiểu nội dung Ngôn ngữ lập trình, danh sách học sinh Tổ 1 muốn tìm hiểu nội dung Đồ hoạ máy tính....

Nhiệm vụ 1 (lọc theo một tiêu chí): Lọc danh sách học sinh theo từng nội dung Tin học mà học sinh lựa chọn (sử dụng bộ lọc nhiều tuỳ chọn).

Hướng dẫn

Bước 1. Chọn vùng dữ liệu cần lọc là A2:E12.

Bước 2. Trong thẻ Data, tại nhóm Sort & Filter, chọn lệnh Filter. Khi đó, nút lệnh lọc dữ liệu sẽ xuất hiện ở tất cả các ô thuộc dòng tiêu đề của bằng dữ liệu.

Bước 3. Thực hiện lọc dữ liệu theo các bước trong Hình 6.7. Chọn OK để hoàn thành việc lọc.

Hình 6.8 minh hoạ kết quả lọc dữ liệu là danh sách học sinh mong muốn tìm hiểu nội dung Ngôn ngữ lập trình.

Bước 4. Để bỏ lọc dữ liệu, chọn Select All ở Bước 2 trong Hình 6.7.

Lưu ý: Dữ liệu không đúng với điều kiện lọc sẽ bị ẩn đi.

Nhiệm vụ 2 (lọc theo nhiều tiêu chí): Lọc danh sách học sinh của Tổ 1 muốn tìm hiểu nội dung Đồ hoạ máy tính.

Hướng dẫn

Bước 1. Thực hiện Bước 1 và Bước 2 như ở Nhiệm vụ 1.

Bước 2. Trong cột Nội dung, chọn tiêu chí lọc là Đồ hoạ máy tính.

Bước 3. Trong cột Tổ, chọn tiêu chí lọc là 1.

Bước 4. Để bỏ lọc dữ liệu, thực hiện tương tự như Bước 4 ở Nhiệm vụ 1 đối với cột Nội dung và cột Tổ.